Qué es VeriFactu y cómo prepararse

Es posible que oigas la palabra VeriFactu para referirse a toda la nueva normativa de software de facturación en España. Si eres autónomo en España, intentar aclararse con VeriFactu por primera vez puede hacerse bastante cuesta arriba. Hacienda ha anunciado que, para 2028, todas las empresas y los autónomos deben estar preparados para VeriFactu.

Técnicamente, VeriFactu es una de las dos formas en las que puede funcionar un software de facturación que cumpla con la normativa. Con VeriFactu, los registros de tus facturas se envían automáticamente a la AEAT. Sin VeriFactu, se quedan dentro de tu sistema de facturación, que debe cumplir requisitos adicionales de seguridad y contabilidad. Ambas opciones pueden cumplir con la ley, pero si no usas VeriFactu, tienes más papeletas para que te hagan una inspección y la configuración es más compleja. Por ello, en esta guía te contamos qué es VeriFactu y cómo dar los primeros pasos.

¿Qué es VeriFactu?

En pocas palabras, VeriFactu es el sistema de verificación de facturas de la Agencia Tributaria española, pensado para prevenir el fraude fiscal. Obliga a las empresas y los autónomos a usar un software certificado para crear y emitir sus facturas. Los softwares reconocidos por VeriFactu generan un registro inviolable de cada factura emitida y envían ese registro a Hacienda en tiempo real.

Básicamente, cada factura recibe un «sello» digital invisible que demuestra que existe y que no puede ser alterada. Además, el software genera un código QR visible en la factura que cualquiera puede escanear para verificarla en la sede electrónica de la AEAT.

¿A quién se aplica VeriFactu?

VeriFactu se aplica a autónomos y empresas españolas y entrará en vigor a lo largo de 2028. La excepción son los autónomos y empresas del País Vasco y Navarra, así como los contribuyentes que ya estén sujetos al Suministro Inmediato de Información (SII).

También hay otra excepción. Si haces todas tus facturas a mano, con papel y boli, y no usas ningún tipo de herramienta digital (ordenador u otras), es posible que VeriFactu no se te aplique. Pero si usas un ordenador, una aplicación o un software para tus facturas o tu contabilidad, tienes que cumplir la normativa.

Para obtener una lista completa de a quién se aplica, consulta la guía de Hacienda aquí.*

Plazos de VeriFactu

Los plazos para cumplirlo son distintos para quienes pagan el Impuesto sobre Sociedades y para los trabajadores por cuenta propia que pagan el IRPF**:

Durante 2026/2027, el uso de VeriFactu es voluntario. Si ya usas un software de facturación, debería cumplir con la normativa, ya que los desarrolladores de software tuvieron que adaptar sus programas antes de octubre de 2027. Comprueba si tu software es compatible con VeriFactu y empieza a usarlo ya si quieres. Cuanto antes empieces, menos presión sentirás cuando llegue 2028.

¿Cuáles son las ventajas de pasarse a VeriFactu antes de tiempo?

Aparte de la pura satisfacción de tener los deberes hechos mucho antes de la fecha límite, usar una herramienta de facturación digital preparada para VeriFactu puede tener otras ventajas prácticas ofrecidas por cada proveedor. Con Monzo Business puedes:

• Eliminar tareas repetitivas: una vez que esté creada la factura, los datos pasan directamente a la AEAT, a tu software de contabilidad y a tu gestor. O sea, que pasarás menos tiempo mirando hojas de cálculo y buscando en tu WhatsApp los documentos del mes pasado.
  

• Reducir errores y facturas rechazadas: antes de enviar nada, las comprobaciones de datos integradas detectan si faltan campos o si hay cálculos de impuestos incorrectos.
  

• Acelerar los ciclos de pago: las facturas se entregan al instante y se procesan con facilidad. Si usas Monzo Business, las facturas incluyen opciones de pago digital como códigos QR, Bizum o Apple Pay, por lo que tus clientes pueden incluso pagar al instante.
  

• Reducir el estrés de las declaraciones trimestrales: si usas un software que cumpla con la normativa, te resultará más fácil cumplir con las obligaciones del nuevo sistema de facturación y mantener un rastro digital claro de tus facturas. Así, cuando toque declarar impuestos, las inspecciones y cualquier posible futuro requerimiento de Hacienda escocerán un poco menos.
  
  

¿Qué cambia en mi factura con VeriFactu?

VeriFactu conlleva cuatro cambios prácticos:

1. Las facturas tendrán una huella digital (hash) creada por el software que es única e inalterable.
   

2. Cada factura incluye un código QR visible que cualquiera puede verificar en la sede electrónica de la AEAT. Tu cliente o Hacienda pueden escanearlo para confirmar que la factura es auténtica.
   

3. No puedes eliminar una factura. Una vez creada, solo puedes corregirla. Si cometes un error, quizá tengas que emitir una factura rectificativa. El registro original permanecerá siempre en el sistema.
   

4. En el momento en el que emites una factura, el registro se envía a la AEAT en tiempo real.
   

El formato final de tu factura no cambia. Eso significa que puedes seguir enviando un PDF a tus clientes, y ellos no tienen que hacer nada diferente. La mayoría de los cambios se dan en el interior del sistema, en la manera en que tu software crea y guarda cada factura.

VeriFactu vs. factura electrónica: ¿son lo mismo?

No. VeriFactu se centra en tu software y en el registro inalterable que crea para cada una de tus facturas. La facturación electrónica obligatoria entre empresas (B2B), según la Ley Crea y Crece, regula el formato de archivo de las facturas emitidas entre empresas. Con la facturación electrónica, habrá que enviar las facturas en un formato electrónico estructurado que los sistemas puedan procesar, en lugar de los PDF estándar. Sin embargo, aún no hay fechas confirmadas para la facturación electrónica obligatoria B2B. Cuando la ley entre en vigor, las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros tendrán 12 meses para cumplirla. Otros profesionales y empresas tendrán 24 meses.

Consulta una comparativa completa en nuestra guía: VeriFactu vs. facturación electrónica: ¿qué diferencia hay?

Qué puedes hacer ahora para prepararte para VeriFactu

Comprueba que tu software de facturación cumpla la normativa: ¿Ya usas algún software? Comprueba que tu proveedor esté preparado para VeriFactu. Pídele su declaración responsable: es el documento en el que el proveedor declara que su software cumple los requisitos establecidos por la normativa. Si ya estás usando tu Cuenta Business de Monzo para hacer facturas, que sepas que hemos desarrollado la herramienta con Invopop, una empresa especialista en facturación electrónica. Puedes encontrar su declaración responsable en la aplicación de Monzo.

Busca un software de facturación que cumpla con VeriFactu: Si aún no usas ningún software, o si el que tienes no está preparado para VeriFactu, hay muchas opciones certificadas disponibles. Si eliges la herramienta de facturación integrada de Monzo Business, podrás empezar a usarla de inmediato en cuanto abras una cuenta gratuita. Descubre cómo prepararte para VeriFactu con Monzo.

Sácate el certificado digital si aún no lo tienes: Puedes conseguirlo en la web de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). Lo necesitarás para comunicarte con el sistema de la AEAT una vez que estés usando VeriFactu.

Empieza a enviar facturas con tu software certificado antes de la fecha límite: Cuando las normas sean obligatorias para ti, si empiezas a enviar registros de facturas usando VeriFactu, por lo general tendrás que seguir así hasta que termine ese año natural. Date tiempo suficiente para familiarizarte con el nuevo proceso de facturación.

¿Qué pasa si no cumples con VeriFactu?

Usar un software de facturación que no cumpla con los requisitos de VeriFactu puede conllevar sanciones económicas. Las normas sobre sanciones pueden variar, pero es importante entender que la obligación es real, los plazos ya están fijados y no vale la pena arriesgarse. Si tienes dudas sobre tu situación específica, habla con un asesor fiscal o un gestor.

Fuentes

*Agencia Tributaria: Cuestiones generales y ámbitos de aplicación: agenciatributaria.gob.es

**Real Decreto 254/2025: VeriFactu deadlines for autónomos and companies: boe.es